Weshalb? Wer? Was? Womit? Wo?
Digitale Geschäftsprozesse bei Bestandshaltern.
by Marc Gille
In nicht wenigen Beiträgen zu Digitalisierungsstrategien wird der Begriff des Geschäftsprozesses als ein wesentliches Mittel der Digitalen Transformation über
Flexibilisierung,
Beschleunigung,
Interaktivität und
Innovation
bemüht. Tatsächlich wird man auch im Bereich der Digitalisierung beim Betrieb von Immobilien schnell fündig. Hierzu im heutigen Blog einige Überlegungen und Beispiele.
Die Anatomie von Geschäftsprozessen
Ein Geschäftsprozess beschreibt Abläufe in und zwischen Unternehmen und beantwortet dabei
Weshalb wurde der Ablauf initiiert? - Der Mieter hat einen Schaden gemeldet. Anomaliedetektion hat einen Schaden an einer Pumpe erkannt. Gemäß regulatorischer Vorgaben müssen die Sprinkler alle 6 Wochen kontrolliert werden.
Wer nimmt daran teil? – Der Mieter. Der Hausmeister. Der FM. Der Pumpenhersteller. Ein unterwiesener Technik-Mitarbeiter.
Was müssen die am Ablauf Beteiligten – nacheinander und parallel - tun? – Behebung des Schadens. Beauftragung des Pumpenhersteller zur Behebung des Schadens. Ausfüllen des Sprinklerbuchs.
Womit müssen die Beteiligten arbeiten? – Dokumente. Geräte. Informationen. Softwaresysteme.
Beim Betrieb einer Immobilie spielt dann häufig auch das ‚Wo‘ eine Rolle – nämlich ‚Wo‘ im Gebäude, auf dem Campus oder in den Niederlassungen.
Um diese „Ws“ präzise zu beschreiben, verwendet man schon lange Geschäftsprozessmodelle, wie diese Abbildung aus den 30er jahren des vergangenen Jahrhunderts zeigt:
Schon damals war klar: Wenn ich solchen Ablaufstrukturen folge, kann ich Fehler vermeiden, Qualität der Ergebnisse sicherstellen und meine Transparenz und Effizienz steigern.
Digitale Prozessausführung
Motiviert durch diese offensichtlichen Vorteile hat man bereits vor mehr als 40 Jahren angefangen, Geschäftsprozessmanagement in Softwaresysteme zu integrieren. Auch im Immobilienbetrieb sind diese Ansätze etabliert:
Fallbearbeitung ist ein Kernbestandteil von CAFM-Systemen.
Prozesse zum Onboarding und Offboarding von Mietern sind Teil von Real Estate-Modulen von ERP-Systemen.
Mit zunehmender Digitalisierung über mobile Endgeräte, Cloud Computing und das Internet der Dinge kann Prozesssteuerung im Immobilienbetrieb noch effizienter umgesetzt werden:
Die Prozessbeteiligten sind praktisch ständig und standortunabhängig mobil erreichbar und können daher sofort in einen Prozess eingebunden werden.
Daten und Systeme sind über die Cloud verfüg- und für den Nutzer zugreifbar.
Prozesse über Unternehmensgrenzen – Kollaboration
Auch wenn wir Geschäftsprozessmanagement heute besser denn je digital umsetzen können, bleibt ein Hindernis weiter bestehen: Prozesse erstrecken sich häufig über die Grenzen von Unternehmen, die alle unterschiedlich organisatorisch und technisch in Geschäftsprozessmanagement investiert haben. Diese organisatorischen und technischen Grenzen muss man überbrücken:
Eine Catering-Bestellung wird gemeinsam mit einer Raumbuchung im Buchungssystem eines Unternehmens initiiert, aber in den Bestell- und Warenwirtschaftssystemen des Caterers weiterbearbeitet.
Eine Schadensfallmeldung wird entweder durch die interne IT-Bearbeitet oder an den FM-Dienstleister weitergeleitet.
Die Erfinder von Geschäftsprozessmodellierung haben diesen Aspekt berücksichtig: Sie sprechen von Kollaboration bei der Prozessabläufe über Unternehmensgrenzen lose verkoppelt sind:
Umsetzung von Prozessen im Gebäudebetriebssystem
Erklärtes Ziel in meinen Blogs ist es ja, aus Digitalisierungsprojekten zum Immobilienbetrieb keine teuren und langwierigen Software-Integrationsprojekte zu machen, sondern den effizienten, skalierbaren Rollout eines Gebäudebetriebssystems über den ganzen Bestand schnell und kostengünstig zu ermöglichen und Besonderheiten der einzelnen Immobilien und Standorte über einfache Anpassungen in der Konfiguration zu adressieren.
Daher stellen wir auch Geschäftsprozessmanagement mit BPMN-Prozessmodellierung als Kernbestandteil unsere Gebäudebetriebssystems Thing-it zur Verfügung, so dass auch komplexe Abläufe schnell und ohne Programmierkenntnisse konfiguriert werden können:
Nutzer können dann über ihre Mobilgeräte leicht im System konfigurierte Prozessabläufe initiieren (Schadensfallmeldung, Bestellungen von Dienstleistungen, Genehmigung von Haustieren oder Untermietern etc.).
Ebenso können wir über den Zustand von Anlagen auf Fehlfunktionen oder Ineffizienzen schließen und hierzu Bearbeitung initiieren oder aber Vorgänge periodisch starten (z.B. Sprinklerprüfung oder Wachgänge).
Da wir die Nutzer in ihren Rollen kennen, können wir ihnen über ihre Mobilgeräte Aufgaben zuweisen, z.B. um Schadensfälle, Bestellungen oder Anträge zu Genehmigung zu bearbeiten.
Dabei können wir überall den Innenstandort oder die Geolokation berücksichtigen und ggf. Nutzer über Navigation zu Standorten leiten.
Wenn Nach- oder Weiterbearbeitung in anderen Systemen erforderlich ist, z.B. zur Schadensfallbearbeitung in einem CAFM-System leiten wir über Publish/Subscribe-Mechanismen oder REST-Schnittstellenaufrufe weiter. Das geht übrigens sehr flexibel: Je nach Schadensfalltyp müssen hier vielleicht in einem Fall betriebsinterne Bearbeiter oder im anderen Fall der FM-Dienstleister angesprochen werden.
Bei all diesen Abläufen hat der Corporate Real Estate Manager oder Asset Manager jedoch durch unser Gebäudebetriebssystem einen zentralen Überblick über den Status und die Historie der in seinem Bestand bearbeiteten Geschäftsprozesse und kann diesen bezüglich Effizienz und Nachhaltigkeit bewerten.
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