Das Büro nach der Pandemie
Klaus Berberich im Interview zum New Normal der Arbeit: Wie smarte Arbeitsplatzerlebnisse durch Digitalisierung auf das Erfolgskonto von Unternehmen einzahlen.
by Ivan Escamilla
Motivierte Mitarbeiter(innen) sind ein wichtiger Pfeiler für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Der Arbeitsalltag von Büroangestellten hat sich durch die Pandemie jedoch grundlegend gewandelt. Hybrides Arbeiten hat inzwischen einen festen Platz in der Arbeitswelt – und in den Köpfen der Angestellten. Wie sieht das moderne Büro bzw. das „New Normal“ der Arbeit nach der Pandemie aus? In einem Interview blickt Klaus Berberich, CRO und Gründer von Thing Technologies, auf die zunehmende Bedeutung attraktiver, moderner Arbeitsplatzkonzepte, um engagierte Mitarbeiter(innen) zu gewinnen und zu halten. Er blickt auch auf die Rolle, die Smart Workplace Experience-Technologien in diesem Zusammenhang spielen.
Das Arbeiten in großen Bürogebäuden hat sich durch die Pandemie verändert. Was bleibt davon nach der Pandemie und warum?
Die Pandemie hat vielen Büromitarbeiter(innen) neue Chancen eröffnet. Sie hat ihnen mehr Flexibilität und Autonomie bei der räumlichen, zeitlichen und lokalen Ausgestaltung ihrer Arbeit und eine bessere Work-Life-Integration aufgezeigt. Selbst im Hinblick auf die Wahl des künftigen Wohnortes ergeben sich so neue Perspektiven, z.B. jenseits der Ballungszentren. Aus unterschiedlichsten Gründen setzt die Mehrzahl der Mitarbeitenden auch in Zukunft auf Homeoffice- und Büro-Tage, und damit auf flexible Arbeitsplätze. Die Erwartungshaltung an die „neue Normalität“ des Arbeitens ist entsprechend groß und erfordert innovative Konzepte, um das Büro der Zukunft und die damit verbundene tiefgehende Transformation der Arbeitswelt erfolgreich umzusetzen.
Welche Chancen ergeben sich daraus für Unternehmen? Das Stichwort Environmental Social Governance (ESG), also Umwelt, Soziales, Unternehmensführung, drängt sich doch regelrecht auf, oder?
Unternehmen, die hybrides Arbeiten zulassen, können bis zu 50% der Fläche für Arbeitsplätze einsparen, wenn sie auf Flex Desking, also die Flexibilisierung der Arbeitsplätze, setzen. Laut M.O.O.CON-Studie1 stellt dies sogar die größte Einzelmaßnahme für ESG-Verbesserungen dar. Schon 30 Prozent geringere Mietfläche bieten Unternehmen enorm hohes Potenzial, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig ihren CO2 Ausstoß deutlich einzuschränken.
Heißt das, mit hybriden Arbeitsmodellen sind für Unternehmen keine Herausforderungen oder gar Risiken verbunden, sondern nur Vorteile?
Leider nein! Bleiben nach der Pandemie dauerhaft zu viele zu oft oder ganz im Homeoffice, kann sich das aus meiner Sicht im Verlauf der Zeit nachteilig auf Unternehmenskultur, Kündigungsrate, bestimmte Aspekte der Produktivität, Innovationsfähigkeit und folglich die Wettbewerbsfähigkeit auswirken. So lässt sich etwa das kreative Potenzial eines Teams, wenn alle Remote arbeiten, schwerer ausschöpfen. Kommen Menschen persönlich zusammen, ist Teamkommunikation leichter und damit effektiver und effizienter.
Können Sie das anhand einiger konkreter Beispiele erläutern?
Wir alle kennen Videokonferenz-Workshops, in denen sich einfach keine Dynamik entwickeln will. Bei Präsenz-Workshops erleben wir hingegen nach wie vor viel mehr Interaktivität und Beteiligung. Dazu kann sich das Einbinden von neuen Kolleg(inn)en in ein Team remote viel schwieriger gestalten. Team- und Unternehmenskultur leben schließlich davon, dass Kolleg(inn)en signifikant Zeit im gleichen Raum miteinander verbringen. Sie treffen sich auch auf dem Gang, in der Kaffeeküche oder verabreden sich für die Mittagspause. Ist das nicht ausreichend gegeben, kann selbst die Bindung langjähriger Mitarbeiter(innen) nachlassen. D.h. Erhalt und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur werden deutlich erschwert.
Reine online-Zusammenarbeit ist dauerhaft kein vollwertiger Ersatz für das persönliche Gespräch und direkte miteinander Agieren. „LOL“ zu lesen oder zu schreiben ist das nicht das Gleiche, wie gemeinsam zu Lachen. Um Mitarbeitende künftig zu halten und zu gewinnen, müssen Unternehmen heute „mehr denn je ihre Anziehungs- und Bindungsstrategien neu definieren und ein Wertversprechen aufbauen, das das gesamte Leben der Mitarbeiter berücksichtigt“, so lautet eine McKinsey Empfehlung2 vom März 2022.
Muss es also das Ziel sein, alle Mitarbeitenden einfach wieder ein paar Tage die Woche ins Büro zu bestellen?
Ganz so geht das nicht. Wer glaubt, seinen Mitarbeitenden die gelernte Flexibilität wieder nehmen zu können und auf Pflichtpräsenztage im Büro setzt, der geht ein hohes Risiko ein, von dem ich stark abraten würde. Wir haben aktuell auch hier in Deutschland einem Arbeitnehmermarkt und das birgt die manifeste Gefahr, dass sich insbesondere die guten Mitarbeitenden neu orientieren. Sie suchen sich die Arbeitgeber, die ihnen weiterhin Autonomie, Work-Life-Integration und damit ihr Vertrauen bieten.
In den USA haben beispielsweise nach Angaben des US Bureau of Labor Statistics mehr als 4,3 Millionen Menschen im vergangenen Dezember freiwillig ihren Job gekündigt. Das liegt knapp unter dem Rekordwert vom November 2021 und es gibt deutlich mehr aktuelle Stellenangebote (10,9 Millionen) als Neueinstellungen (6,3 Millionen). Für das Annehmen einer neuen Position war übrigens laut einer Umfrage von McKinsey „Workplace flexibility“ der Hauptgrund.
Wie also meistern Unternehmen die Herausforderung erfolgreich, so dass die Büroflächen wieder viel stärker genutzt werden und Mitarbeiter nicht abwandern?
Aus meiner Sicht müssen sie die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden stärken, wieder im Büro zu arbeiten zu wollen. Oder anders gesagt, es muss für sie dort Mehrwert geben, für den es sich aus Sicht der Mitarbeitenden lohnt, Zeit und Kosten zu investieren, um ins Büro zu kommen. Das Büro muss mich bei meiner Arbeit unterstützen und die Anwesenheit dort eine positive Erfahrung für mich sein. Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als den Weg ins Büro auf sich zu nehmen, nur um dann von dort aus per Videokonferenz mit anderen zusammenzuarbeiten. Wir brauchen demnach eine Verdichtung, weniger Fläche, die aber viel besser konzipiert sein muss. Mitarbeitende müssen ihren Arbeitsplatz neu erleben.
Stichwort Arbeitsplatzerlebnis - Wie lässt sich das konkret schaffen?
Über allem steht ein ganzheitlicher Ansatz. Es geht darum an unterschiedlichen Stellschrauben zu drehen. Hier spielen viele Disziplinen rein: Leadership-Teams, HR, IT, Real Estate Management. Es geht um soziale Erlebnisse über Anreize und Events für Mitarbeitende genauso wie um die Bereitstellung unterschiedlicher an meine Tätigkeit angepasster Flächen, um schicke Möbel und großartige Tools zur Kollaboration und Erleichterung der täglichen Arbeitsorganisation. In einem solchen Gesamtkonzept, das diesen geänderten Anforderungen gerecht wird, kann die Digitalisierung eine sehr effektive Unterstützung bieten. Schließlich dreht sich am Ende alles um zwei Achsen: Sie müssen sicherstellen, dass das Büro nicht dysfunktional wird und zweitens, dass es viele positive Anreize gibt. Wichtig ist dabei zu verstehen, dass positive Anreize nur dann helfen, wenn das Büro funktional ist – bei einem dysfunktionalen Büro helfen schicke Möbel nichts.
Inwieweit kann ein Büro denn dysfunktional sein? Wo sehen Sie Knackpunkte?
Der Wechsel von festen Arbeitsplätzen zu flexiblen Arbeitsplätzen, der erforderlich ist, um die Flächenverdichtung umzusetzen, birgt große Herausforderungen für die Mitarbeitenden. Gewohnte Mechanismen des Büros werden ausgehebelt. Woher weiß ich, dass ich einen Arbeitsplatz habe? Wie lange brauche ich, um ihn zu finden? Wer wird noch im Büro sein und wo? Wo lege ich meine Sachen ab? Wo ist der nächste Drucker? Welche Kollaborationsflächen stehen gerade zur Verfügung? Wo ist in dem Gebäude, in dem ich heute bin, der Helpdesk? Selbst die Kaffeemaschine, die ich nur sehr selten bediene oder noch nie bedient habe, kann zum frustrierenden Erlebnis werden genau wie ungewohnte Konferenztechnologie. Diese Friktionen und kleinen Hindernisse können das Büroerlebnis schnell so negativ beeinflussen, dass die Mitarbeitenden nicht mehr kommen wollen. Je größer die Büroflächen desto höher das Risiko.
Wie kann Technologie helfen, entsprechende Konzepte erfolgreich zu implementieren?
Mitarbeitende, die die Büroflächen nutzen, werden von digitalen Büroassistenten, also z.B. einer App, die sie immer bei sich haben, bei der Orientierung unterstützt. Sie finden darüber ihren Arbeitsplatz für den Morgen, den passenden Besprechungsraum für das Brainstorming am Nachmittag und im Anschluss das Einzelbüro für die wichtigsten Kundentelefonate. Auch der Laptop kann im schnell per App gebuchten Schließfach verstaut werden, wenn man sich mit den Kolleg(inn)en noch schnell auf einen After-Work-Drink verabredet – alles also angepasst auf die sich über den Tag verändernden Bedürfnisse.
Dazu hilft die App beim Finden von Kolleg(inn)en und der Verabredung mit ihnen, beim Suchen nach dem Helpdesk, Drucker oder dem gebuchten Meetingraum für den nächsten Termin. Ohne lange Wege zu laufen kann ich sehen, welche Räume, Schreibtische, Telefonzellen etc. jetzt für mich und meine Teammitglieder verfügbar sind und ich bekomme schnelle Hilfe bei der Orientierung durch die Indoor-Navigationsfunktion. So finde ich mich auch in Gebäuden zurecht, in denen ich eher seltener unterwegs bin. Das wird umso relevanter, je größer die Bürofläche oder der Campus ist, auf dem ich mich bewege. Im Grunde hilft mir eine solche App auf den Büroflächen auf ähnlich vielfältige Art und Weise, wie mich Maps-Anwendungen im Alltag urbaner Umgebungen unterstützen. Das Navigieren ist gelernt, spart Zeit und kann so ganz nebenbei vielleicht auch die Zahl notorischer Zuspätkommer bei Meetings reduzieren. Interaktive Displays in der Fläche und an Besprechungsräumen erlauben Orientierung auch ohne App.
Gestützt auf diese smarten Assistenten werden Stolpersteine und Frustfaktoren von Anfang an vermieden. Das ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf die Vorzüge des neuen Arbeitsplatzkonzepts zu fokussieren und erhöht in Summe die Attraktivität der Fläche deutlich. Die neue Arbeitswelt verliert ihren Schrecken und wird zum Ort der Begegnung. Und je mehr Menschen ins Büro kommen für diese Begegnungen, desto lebendiger wird es und desto eher steigt die intrinsische Motivation, im Büro zu arbeiten. Ein sich selbstverstärkender Effekt setzt ein.
Wenn eine App-Lösung so viele Vorteile für Mitarbeitende bietet - was gilt es dabei unbedingt zu beachten?
Jede neu eingeführte Technologie trifft erstmal auf eine Adoptionsbarriere. Nicht alle Mitarbeitenden freuen sich darüber, sie erlernen zu müssen. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden für jede Unterstützung – Arbeitsplatzbuchung, Catering, Schließfach, Speisekarte, etc. - eine andere App zur Hand geben, werden viele davon nie ausreichend Wert generieren und die Apps bleiben schlicht ungenutzt. Anstatt viele Einzelfunktionen über unterschiedliche Apps zu steuern, stellen wir bei Thing-it Unternehmen eine All-in-One-Lösung zur Verfügung. Mitarbeitende erlernen nur eine neue Technologie und können damit in großer Breite im Arbeitsalltag unterstützt werden.
Die meisten unserer Kunden wollen Desk Sharing umsetzen und starten daher mit der Funktion Arbeitsplatzbuchung. Mit der Zeit stellen sie ihren Mitarbeitenden modular mehr und mehr assistierende Funktionen zur Verfügung, ohne dass die Komplexität für die Mitarbeitenden dabei steigt. Einstieg und Usability sind konsistent – und immer im Corporate Design des Unternehmens. Nur so zahlt die Technologie auch nachhaltig auf das Employer Branding ein.
Corporate Real Estate Manager wie Unternehmen stellt diese neue, dynamische Arbeitswelt doch sicher vor große Herausforderungen. Wie geht man mit dem sich ständig ändernden Bedarf um?
Im Moment weiß niemand, wie sich die Büronutzung in den nächsten Monaten entwickeln wird. Es gibt Hypothesen, aber an vielen Stellen keine relevanten Erfahrungswerte. Demnach können wir heute nicht einfach perfekt planen, sondern müssen immer wieder Optimierungen und Anpassungen vornehmen. Deshalb ist ein Feedback-Loop so wichtig für CREM: Was wird gut angenommen, was nicht? Wie viele Angestellte arbeiten von zuhause, wie wandelt sich der Bedarf zum Beispiel nach der Pandemie? Welche Abteilungen brauchen welchen Arbeitsplatzschlüssel? Welche Arbeitsplatzsituationen werden stärker als andere nachgefragt? Wie unterscheidet sich das zwischen Standorten? Die Digitalisierung der Flächen und Gebäude, wenn möglich mit entsprechender Sensorik, hilft Corporate Real Estate Manager ganz entscheidend, die Flächen- und Arbeitsplatznutzung genau auszumessen, um entsprechend intelligent steuern zu können.
Eine aussagekräftige Datenbasis erlaubt die permanente Anpassung an den sich stetig verändernden Bedarf. Flächen und Gebäude werden dann effizienter genutzt und leerstehende Flächen – mit allen oben beschriebenen negativen Konsequenzen - vermieden. Daten zeigen etwa auf, wie viel Bürofläche gerade nachgefragt wird, welche Arten von Schreibtischen beliebter sind, welche Besprechungsraumgrößen am meisten frequentiert werden oder ob die Gruppenflächen wie Huddle Corners etc. überhaupt akzeptiert werden. Die Vorlieben von Benutzer(innen) können sich jedoch auch schnell ändern. Und hier kommt die Flexibilität ins Spiel: Entscheidend neben dem schnellen und zuverlässigen Feedback-Mechanismus ist auch ein Flächenkonzept, das eine Anpassung der Flächen-Management-Strategie ohne großen Aufwand ermöglicht. Auch hier können Technologien stark unterstützen, in dem Regeln z.B. über Home Zones, Activity Areas, etc. zentral verwaltet werden und Änderungen automatisch in die Self-Service-Systeme der Mitarbeitenden – sprich die App – übernommen werden. Unter dem Strich geht es darum, zu erkennen, wie der Raum tatsächlich genutzt wurde, im Gegensatz zu der beabsichtigten Nutzung – und Konzepte regelmäßig anzupassen. Daran verdeutlicht sich auch: Die Rolle des CREM hat sich gewandelt und deshalb sind auch neue Tools notwendig.
Welchen Herausforderungen sehen sich Corporate Real Estate Manager nach der Pandemie gegenüber?
Corporate Real Estate Manager bzw. das Workplace Team bestimmten früher den Platzbedarf hauptsächlich anhand von Prognosen zum Mitarbeiterwachstum und relativ stabilen Anteilsverhältnissen. Verschiebungen in diesen Verhältnissen gingen langsam von statten und die Anpassung an die Änderungen konnte über mehrere Monate erfolgen. Das war die Situation vor der Pandemie. Während der Pandemie änderte sich die maximale Belegung oft innerhalb weniger Tage. Das kann auch weiterhin gelegentlich erforderlich sein, da wir auch in Zukunft Wellen und damit einhergehende Auflagen nicht ausschließen können.
Auch in einer endemischen Situation müssen sich Arbeitsplatzmanager aber mit den oben beschriebenen Planungsunsicherheiten auseinandersetzen. Bei so vielen Unbekannten müssen sie eine Soft- und Hardwarelösung finden, die ihnen hilft, präzise, zuverlässige und detaillierte Daten zur Büronutzung zu gewinnen, um die Arbeitsplatzstrategie „on the go“ zu optimieren. Das heißt, sie müssen in der Lage sein, das Arbeitsplatzmodell schnell anzupassen, wenn sich Bürobenutzer anders als erwartet verhalten. Wenn z.B. im Vertrieb deutlich mehr Präsenz ist als erwartet, dafür aber in der IT kaum Arbeitsplätze nachgefragt werden, dann erlaubt ein gutes Flächenkonzept mit gutem Tooling, dass Arbeitsplätze zentral einmalig umklassifiziert werden und sich für die einzelnen Mitarbeitenden gar nichts ändert. Sie finden nach wie vor über die App oder Bildschirme ihre Arbeitsplätze, auch wenn der Pool nun ggf. kleiner oder größer geworden ist. Gutes Tooling vereinfacht es dem CREM zentral zu steuern und gibt dennoch hohe Autonomie im Sinne des Self-Service an die Mitarbeitenden.
Wie leicht ist es, die benötigten Daten zu erhalten?
Entscheidend ist zu verstehen, welche Daten man in welcher Qualität braucht. Es gibt eine Vielzahl von Sensoren auf dem Markt und da könnte man zu dem Schluss kommen, Datenerhebung sei einfach. Welche Sensoren aber geeignet sind, gute Rohdaten zu liefern, kann von Land zu Land und von Büro zu Büro unterschiedlich sein. Von Funkstandards zu Stromversorgung und Wartungsaspekten haben gerade globale Unternehmen vieles zu lösen. Deshalb haben wir Thing-it hardwareunabhängig konzipiert, damit die Profis bei unseren Integrationspartnern jeweils die besten Technologien für unsere Kunden auswählen und einsetzen können. Flexibilität und die Fähigkeit, sich an die vielen Anforderungen großer Unternehmen anzupassen ist auf der Ebene der auswertenden Plattform unerlässlich.
Sobald gute Sensordaten vorhanden sind, stehen wir vor dem Problem, dass Sensordaten in ihrer Rohform z.B. für die Analyse der Bürobelegung kaum geeignet sind. Dazu müssen die Rohdaten sinnvoll aufbereitet werden. Auch hier ist Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend. Wir haben in den vergangenen Jahren in diese Flexibilität sowie in belastbare Algorithmik investiert, um aus Rohdaten entscheidungsunterstützende Information zu gewinnen – denn darauf kommt es an. Hier gibt es auf dem Markt zurzeit leider noch zu viele vermeintlich einfache Lösungen, auf deren Daten man keine belastbaren Entscheidungen treffen sollte.
Ziel von Unternehmen, Facility Manager, HR, IT, dem oberen Management ist es ja gerade fundierte Entscheidungen zu treffen, die in der Folge den Mitarbeitern helfen, ihre Aufgaben auf die effizienteste Weise auszuführen. Was am Ende des Tages wichtig ist, ist eine positive Mitarbeitererfahrung, um als Unternehmen erfolgreich zu sein, die Talente bzw. Leistungsträger zu halten und neue anzuziehen. Wer hier das falsche Tooling auswählt und auf der Basis schlechter Daten Entscheidungen trifft, kann viel Schaden produzieren. Wer aber in die richtigen Informationen investiert, kann zielgerecht optimieren.
Was würden Sie als guten Start für hybride Arbeitsplatz- und Raummanagementstrategien nach der Pandemie empfehlen?
Unternehmen und Immobilienmanager(innen) sollten meiner Meinung nach fünf wichtige Aspekte beachten. Erstens: Seien Sie sich nicht zu sicher, welches Arbeitsplatzmodell nach der Pandemie das Beste ist. Planen Sie die Möglichkeit ein, sich zu irren, und die Notwendigkeit, ständig Änderungen vorzunehmen. Zweitens, verwenden Sie verpflichtende Vorgaben so wenig wie möglich. Lassen Sie die Büronutzer(innen) entscheiden, wo und wann sie arbeiten. Konzentrieren Sie sich auf die Stärkung der intrinsischen Motivation, die Menschen dazu bringt, ins Büro zu kommen. Wenn es das Ziel ist, Teammitglieder wieder zusammen und in die Büros zu bringen, empfehle ich drittens, Konzepte und Techniken auszuwählen und anzuwenden, die dazu beitragen, die Büroauslastung hochzuhalten und im Zweifel nicht zu viel Bürofläche zur Verfügung zu stellen. Denn eine hohe Büroauslastung hat viele positive Effekte. Viertens sollten sie die Selbstorganisation der Mitarbeitenden gegenüber zentralisierten Vorgaben vorziehen, indem sie entsprechende Technologien in die Hände der Mitarbeitenden geben. Fünftens: Verwenden Sie detaillierte Daten als Grundlage, die Ihnen vielseitige Plattformen für die Gebäudedigitalisierung liefern. So lässt sich der tatsächliche Bedarf ständig beurteilen und analysieren, und in der Folge auch optimieren.
Was würden Sie Unternehmen zusammenfassend mit auf den Weg geben?
Ich plädiere stark dafür, die aktuelle Situation als große Chance zu erkennen und ihr entsprechend viel Aufmerksamkeit zu widmen. Wenn wir uns die Mühe machen, das Problem in seiner Gesamtheit zu erfassen und zu adressieren, können wir unseren Mitarbeitenden mehr Flexibilität geben, die ihr Leben spürbar bereichert. Dazu kommen wir mit viel weniger Fläche klar, die wir viel besser gestalten können. Das hat einen positiven Einfluss auf Mitarbeitende, den CO2-Ausstoß und auf den Geldbeutel. Es sollte klar sein, dass es hier nicht einfach um das Einführen einer Arbeitsplatzbuchungsapp geht. Nur ein ganzheitlicher Ansatz, der sich natürlich auch auf eine umfassende und flexible Technologie stützen muss, erlaubt es Unternehmen, aus der Chance einen echten Wettbewerbsvorteil zu generieren.
https://www.moo-con.com/unser-wissen/blog/mein-unternehmen-das-klima-und-ich-wer-wandelt-sich-schneller/
Aaron De Smet, Bonnie Dowling, Marino Mugayar-Baldocchi, and Bill Schaninger “Gone for now, or gone for good? How to play the new talent game and win back workers”, McKinsey Quarterly March 2022).*
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